Sastanak „na nogama“ za bolju učinkovitost
Jeste li umorni od uspavljujućih sastanaka koji su čisti gubitak vašeg dragocjenog vremena? „Stand-up meeting“ ili sastanak „na nogama“ predstavlja brzinsku izmjenu informacija na dnevnoj bazi.
Prednosti stand-up meetinga
Ovakav sastanak traje otprilike 5 do 15 minuta i odvija se… stojeći. Razlog: relativna neudobnost ovog položaja u pravilu ubrzava raspravu te ju svodi na ono najbitnije, a sudjelovanje u razgovoru i interakcija su često spontaniji. Cilj ovakvog sastanka je omogućiti da zaposlenici budu u toku sa zbivanjima u firmi ili s napretkom nekog projekta – brzo i redovno. Fokusirajući se na identifikaciju problema čim se oni pojave, cilj ovih redovnih susreta je ispravak nepravilnosti pomoću neposrednih i konkretnih rješenja.
Poželjna metoda… ako se provodi kako treba
U idealnim uvjetima, sastanak je precizno tempiran i dogovoren na fiksnom mjestu – redovno se odvija u isto vrijeme i na istom mjestu. Već na prvom sastanku ovog tipa, potrudite se informirati vaše suradnike o vašim budućim planovima. Na primjer, pojasnite im da imate sastanak stojeći u krugu da bi taj susret bio dinamičniji. Napomenite kako je prisutnost obavezna, a slušanje što drugi govore i interakcija ključni, jer poboljšavaju sinkronizaciju članova grupe. Nastavljanjem te „misije“ iz dana u dan povećat će se i angažman vaših suradnika. Možete očekivati da će vaši suradnici htjeti govoriti o nekoj već poznatoj temi.
Strukturirani tijek sastanka
Na svakom sastanku „na nogama“, svaki sudionik mora sistematično odgovoriti na ove tri točke: što sam napravio jučer, što ću napraviti danas i koje su prepreke na koje sam naišao putem? Posljednje je pitanje ključno i omogućuje atmosferu suradnje. Onaj koj vodi riječ mora se potruditi da odgovori na to pitanje glasno i jasno: to znači da osoba ne smije oklijevati pri iznošenju problema niti smije oklijevati da zatraži pomoć. U ovom se aspektu ova vrsta sastanka razlikuje od tradicionalnih sastanaka o stanju stvari te drugih sastanaka na temu koordinacije. Ovakvi su sastanci više usmjereni na tehničke detalje ili na nove upite, a često glavnu riječ vodi samo jedan govornik. Posljednji savjeti: zadržite opuštenu atmosferu, a za maksimalnu učinkovitost pazite da usitinu fokus sastanka ostane trenutna situacija, a ne dugoročni planovi.
