Radno mjesto koje funkcionira: kako stvoriti radnu okolinu koja potiče produktivnost

Svakog dana, radna mjesta potiču svoje zaposlenike da budu produktivniji. Ali što to točno znači kada govorimo o uredskom okruženju?

„Kod produktivnosti na radnome mjestu nije riječ o tome da se što prije dođe od točke A do točke B, već da se posao obavi na najučinkovitiji mogući način, a da se zadrži određena razina zadovoljstva i blagostanja,“ rekla je Jamie Fertsch, direktorica i suosnivačica XDesk-a, tvrtke bazirane u SAD-u koja proizvodi personalizirane, ergonomske stolove, koristeći ekološki prihvatljivi materijal.

Dizajnirajući njihove prepoznatljive stolove, Fertsch je naučila koliki utjecaj osobni radni prostor može imati na produktivnost pojedinca. „Vaš osoban radni prostor jedan je od najpodcijenjenijih čimbenika koji utječu na produktivnost,“ rekla je. „Bilo da prekopavate ladice u potrazi za važnim dokumentom, ili posjedujete previše nepotrebnih stvari, uredno i čisto radno mjesto ključ je vašeg uspjeha.“

Pitate se kako stvoriti produktivno radno okruženje? Fertsch je podijelila svoje savjete za stvaranje radnog mjesta koje potiče produktivnost i održava vas usredotočenim na trenutni zadatak.

Stvorite prilike za pokret.

„Najbolji način kako uspijevam ostati fokusirana nakon dugog radnog dana jest da primijetim kada mi ponestane produktivnosti, i uzmem puno malih, kratkih pauza kako bih sagledala stvari na kojima radim iz drugačije perspektive,“ kaže Fertsch.

Istraživanja ju podupiru; nekoliko studija je pokazalo da segmentiranje vašeg radnog vremena razdobljima mentalnog odmaranja poboljšava vašu produktivnost, dok kretanje u kratkim razmacima tokom dana može smanjiti razine stresa i poboljšati vaše zdravlje.

Fertschina tvrtka proizvodi „stand-to-sit“ stol, koji potiče mijenjanje položaja tijela i kretanje tokom dana, ali možete osmisliti i druge prilike za kretanje na radnom mjestu – na primjer, premještanje kopirke ili telefona na drugu stranu sobe, nasuprot računalu, ili postavljanje središnjeg aparata za vodu stvaraju razloge za ustajanje i pokret.

„Produktivnost nije direktno povezana s količinom vremena provedenog na zadatku“, Fertsch dodaje. „Stoga je važno pobrinuti se da se rekalibrirate i da „punite baterije“ svako toliko.“

Kupite biljku.

Ponekad neočekivane promjene imaju velik utjecaj na produktivnost, kaže Fertsch, kao što je vođenje brige o malenoj biljci na vašem stolu ili u vašem uredu. „Volim učiniti svoj radni prostor malo življim“, objasnila je.

Fertsch je nadodala da iako kućne biljke nisu tradicionalna metoda stvaranja produktivnog radnog mjesta, to ne znači da je njihov utjecaj imaginaran. 2014., istraživački tim u Ujedinjenom Kraljevstvu utvrdio je da postavljanje biljaka u uredu potiče produktivnost za do 15%, uz to što povećava zadovoljstvo na radnom mjestu i razinu angažmana kod zaposlenika.

Pronađite dom električnim uređajima.

Pametni telefoni, tableti i ostali uređaji mogu vam pomoći da ostanete organizirani i učinkoviti. Međutim, isto tako mogu dovesti do jako puno izgubljenog vremena. Istraživanja su pokazala da pametni telefoni negativno utječu na razinu dnevne produktivnost. Anketa firme za zapošljavanje OfficeTeam pokazala je da, u prosjeku, radnici u uredu troše skoro 5 sati tjedno obavljajući stvari na mobilnim uređajima koje su nepovezane s poslom. To je više od pola jednog radnog dana.

Za Fertsch, najbolji način za izbjeći ovo gubljenje vremena jest da pronađete „dom“ takvim uređajima i tamo ih ostavite. „Ovih dana, svatko od nas ima jako puno ekrana koji se natječu za našu pažnju, tako da stvorite „dom“ za vaš pametni telefon, pametni sat i ostale potencijalno ometajuće naprave,“ Fertsch preporuča. „Držite ih na točno određenom mjestu dok obavljate svoj posao, kako ne biste bili ometani konstantnim notifikacijama.“

Ispraznite ladicu i koristite ju za čuvanje svog mobitela i ostalih naprava. Ako ih ne vidite, manje ćete biti u iskušenju provjeravati ih tokom dana.

Napravite dnevnu čistku.

Narodna bi mudrost mogla reći da je neuredan stol znak kreativnog uma. Ali Fertsch nalazi da je urednost ključ za ostajanje produktivnim.

„Odvojite nekoliko minuta svakog dana kako biste pospremili svoje radno mjesto“, preporučila je. „Možete to napraviti bacanjem nepotrebnih predmeta i održavanjem sustava organizacije koji odgovara vašem stilu, kako vas te dodatne distrakcije i nakupljene stvari ne bi gnjavile.“

Neuredna radna mjesta će vjerojatnije stvoriti problem, a ne nove ideje. Prema istraživanju provedenom od strane Brother International Corporationa, radnici u uredu provode gotovo 38 sati – skoro pa cijeli jedan radni tjedan  – tražeći izgubljene ili zametnute predmeta. Cijena ove neorganizacije procijenjuje se na oko 89 milijardi dolara godišnje.

Pored svakodnevnog čišćenja i organiziranja svog radnog prostora, Fertsch organizira svoj popis obveza, tako da na njega ne troši vrijeme na početku radnog dana. Na kraju dana, ona sjedne i zapiše što sve treba obaviti sutra. „Pomaže mi da se osvrnem na ono što sam taj dan postigla, te kako bih mogla ići naprijed i obavljati posao idućeg dana.“

Personalizirajte svoj prostor (ali ne previše!)

Personalizacija vašeg prostora može povećati emocionalnu povezanost s poslom, ali održavanje radnog mjesta organiziranim podrazumijeva ograničavanje količine nakupljenih stvari. Kako biste pronašli pravu ravnotežu, Fertsch preporuča korištenje samo onih osobnih predmeta od posebnog značaja ili koristi.

„Iako predmeti koje ne koristite često ne bi trebali zauzimati dragocjenu površinu vašeg radnog stola, volim prilagoditi svoj prostor da odgovara mojoj vizualnoj strani,“ kaže Fertsch. Osim biljke koja povećava produktivnost, ona posjeduje osobni kalendar na radnoj površini, koji joj pomaže da ostane fokusirana na posao tokom radnog tjedna.

Također preporuča biranje osobnih predmeta koji vas potiču da budete produktivni. „Volim držati uokvirenu sliku moje djece na stolu“, rekla je. „Oni su ti koji me zaista motiviraju tokom dana.“

Imate li desetke zaposlenika, ili radite sami od kuće, konstruiranje efektivnog, personaliziranog radnog mjesta je jedna od najboljih stvari koje možete napraviti za vašu produktivnost i vašu mentalnu dobrobit. „Uvijek će postojati objektivni ciljevi postavljeni na radnom mjestu,“ dodaje Fertsch „ali produktivnost može također biti osobna; zato je važno razvijati uredsku atmosferu gdje zaposlenici žele dati 100 posto svojih mogućnosti u svakom trenutku.“