20 savjeta za bolje organiziran ured
Da zbrojite sve sate koje provedete kopajući po papirima na vašem neorganiziranom radnom stolu, zaprepastili biste se koliko vremena zapravo gubite zbog nereda u vašem uredu. Svega nekoliko jednostavnih koraka u organizaciji vašeg ureda omogućit će povećanje produktivnosti i jasnije misli. Evo 20 savjeta koji će vam pomoći da započnete:
- Temeljito očistite vaš ured. Riješite se svega što niste koristili u zadnjih mjesec dana, osim ako je važno za potrebe evidencije. Ovo se odnosi na papire, drangulije, knjige, ukrase, čak i komade namještaja. Ako pri čišćenju naiđete na nešto vrijedno, donirajte ili poklonite taj predmet nekome od kolega.
- Vraćajte stvari na njihovo mjesto. Pronađite sve što nije na svome mjestu u vašem uredu i stavite te predmete tamo gdje pripadaju.
- Odredite gdje će biti manja „radna područja“ u vašem uredu. Najvjerojatnije imate glavni radni prostor, poput radnog stola, i druga pomoćna područja poput ormara za pohranu ili mjesta gdje držite pribor. Koliko god je moguće, držite uredske materijale u odgovarajućem radnom području.
- Označavajte stvari. Koristite naljepnice ili uredno napisane etikete kako biste označili ladice, police, kutije, itd. Na taj ćete se način sjetiti pospremati stvari na njihovo mjesto, te olakšati kolegama koji će možda jednom nešto tražiti u vašem radnom prostoru.
- Držite pribor nadohvat ruku. Stavke koje najčešće koristite trebale bi biti najbliže vašem stolu.
- Pohranjujte podatke digitalno. Ponekad nam se teško riješiti „papirnatih tragova“, no u digitalno doba sve je manje potrebno čuvati datoteke u fizičkom obliku. Pohranjujte dokumente i ostale datoteke digitalno koliko god je moguće, te budite redoviti u sigurnosnom kopiranju svog sustava.
- Izradite mapu za sastanke i hitne stavke. U ovu mapu pohranjujte podsjetnike na obaveze koje morate riješiti u bliskoj budućnosti, te one koje planirate povjeriti nekome da ih obavi u vaše ime.
- Izradite mapu za stavke „na čekanju“. U ovu mapu pohranjujte obaveze za koje morate čekati tuđe odobrenje prije poduzimanja daljnjih koraka. Svakih nekoliko dana provjerite ovu mapu da biste bili u toku i vidjeli možete li što riješiti.
- Očistite cijelu površinu radnog stola od prašine i prljavštine, zatim vratite na stol samo one stvari koje vam trebaju svakodnevno.
- Organizirajte svoj radni stol pomoću kutija za papir i spremnika za razvrstavanje manjih komada pribora te drugih „stvarčica“.
- Organizirajte svoje ladice. Uz pomoć sustava označavanja i organizatora ladica pospremite pribor poput spajalica, klamerica, kemijskih olovaka, ljepljive blokiće papira, itd.
- Ako je to pogodno za vaš posao, izradite zasebne mape unutar svog dolaznog spremnika za različite klijente ili kolege.
- Zaboravite gomilanje: hrpa nabacanih stvari ne služi ničemu osim stvaranju još većeg nereda. Svaki put kad primijetite da ste počeli gomilati papire, prođite kroz njih i pospremite one koji vam trebaju na njihovo mjesto, a ostale bacite.
- Razvrstajte poštu čim stigne. Prečesto dopuštamo da nam se omotnice na stolu nakupljaju cijeli tjedan, sve dok hrpa ne postane zastrašujuća za pročitati odjednom.
- Odredite „rokove trajanja“ svojih dokumenata. Ne trebamo baš sve čuvati unedogled. Odredite si vremenski okvir – nakon određenog vremena razumno je rješavati se dokumenata.
- Arhivirajte fizičke datoteke. Ako postoje datoteke čije fizičke kopije morate sačuvati, uredno ih pospremite u kutije za pohranu.
- Sačuvajte časopise – samo one koje doista trebate. Pomoću fascikala razvrstajte časopise i kataloge koje želite zadržati, kako isti ne bi zauzimali mjesto na vašem radnom stolu. Izradite si „mapu za čitanje“ te tamo pohranite one stavke koje želite pročitati, ali ne zahtijevaju vašu pozornost hitno.
- Arhivirajte dovršene projekte. Premjestite sve dovršene stavke iz radnih mapa u odjeljak za arhiviranje.
- Pospremajte svoj stol i svoj ured na kraju svakog radnog dana. Riješite se hrpi sa stola i vratite na mjesto sav zalutali pribor.
- Jednom tjedno prođite kroz vaše dokumente i pročitajte bilo koji dokument koji već dugo stoji i čeka da mu se posvetite.
Ne morate sve ovo napraviti odjednom, ali korak po korak ka boljoj organizaciji vašeg ureda rezultirat će povećanjem produktivnosti i manjim neredom – na fizičkoj, kao i na psihičkoj razini.
