Razlozi zašto bi svaki ured trebao odustati od politike čistog stola
Ekonomist Tim Harford piše o fascinantnom eksperimentu čiji je cilj odrediti najproduktivniji i najinspirtivniji model ureda.
Sistem upravljanja „5S“, čija su načela: sortiranje, poravnavanje, sjaj, standardizacija i održavanje, dugo se zalagao za efektivnost putem urednosti i jednoličnosti. Ta je priča započela u preciznim proizvodnim prostorima: nered je bio kritiziran jer može uzrokovati pogreške i odgode u poslu. No ovaj princip je nekako uspio prijeći iz proizvodnje automobila, operativnih kazališta i poluvodičkih proizvodnih postrojenja – u kojima ima smisla – na uredske odjeljke, u kojima baš i nema.
Stručnjaci za upravljanje u današnje vrijeme promiču „opušten ured“. No ta vizija ima jednu očitu manu – činjenicu da ono što čini prostor ugodnim, inspirativnim i produktivnim, uopće nije interijer dizajniram s ukusom. U stvari, cjelokupni izgled zgrade skoro uopće nije bitan.
Ideja je bila provjeriti kako uredsko okružje utječe na količinu obavljenog posla i na to kako se zaposlenici pritom osjećaju. Stručnjaci su istražili četiri različita modela ureda.
Prvi je bio opušteni ured: prostor spartanskog izgleda s običnim stolom, pokretnom stolicom, kemijskom olovkom i papirom. Ubrzo je postalo jasno da prekomjerna urednost prostora djeluje opresivno. „Taj je ured izgledao kao prostor za pokazivanje u kojem je sve savršeno“, prokomentirao je jedan od sudionika, dodajući: „Tamo se ne možeš opustiti“. Možda to i jest cilj zagovornicima uredske urednosti.
Drugi model ureda bio je opušteni ured obogaćen dekorativnim elementima. Ogromne isprintane fotografije biljaka visile su po zidovima. Bilo je i nekoliko biljaka u teglama u prostoriji. Modernisti i zagovornici 5S sistema mogli bi se iznenaditi kada čuju da su radnici obavljali više posla u obogaćenim uredima, pritom se osjećajući bolje. Nitko drugi ne bi trebao biti iznenađen ovom informacijom.
Posljednja dva modela sastojala su se od istih komponenti kao i obogaćeni ured, a vizualno su se činili gotovo istima. Razlika je u oba slučaja bila isključivo o tome tko je imao pravo glasa pri odabiru izgleda uredskog prostora. Uspješniji ured je bio tzv. osnaženi ured. Kao i u slučaju obogaćenog ureda, imao je fotografije i zelenje, no sudionici su imali veći udio u odabiru i namještanju dekoracija u prostoru. Također su imali pravo zatražiti da se određeni element ukloni. Osnaženi ured može biti opušten, kao i obogaćen – poanta je u tome da osoba koja u njemu radi ima mogućnost izbora.
U posljednjem, i najomraženijem, modelu ureda, sudionici su opet dobili pravo da pomaknu slike i biljke kako god im odgovara. Kad su to i napravili, jedan od ispitivača došao je i počeo sve preslagivati – sve dok nije postigao identičan izgled obogaćenom modelu. Ovo znanstvenici nazivaju obespravljenim uredom, a i to je preblagi termin. „Htio sam vas udariti“, rekao je jedan od ispitanika tom ispitivaču po završetku eksperimenta.
Ispitanicima se svidio model osnaženog ureda, a opuštenog i obespravljenog ne.
Osnaženi je model bio pravi uspjeh – ljudi su obavili 30% više nego u opuštenom uredu, i oko 15% više nego u obogaćenom uredu. To su goleme razlike. Troje ljudi su u osnaženom uredu postigli gotovo koliko četvero postignu u opuštenom uredu. Obogaćeni ured možemo nazvati skromnim uspjehom, no u obespravljenom uredu značajno je pala produktivnost i moral zaposlenika.
Haslam i Knight postavili su sudionicima brojna pitanja o tome kako bi oni ocijenili urede u kojima rade. Sviđao im se osnaženi ured, dok druga dva modela ne. Također su se požalili da im je dosadno, pa čak i fizički neudobno u obogaćenom i obespravljenom tipu ureda. Taj se osjećaj vrlo lako preselio i na ostale strukture: ispalo je da oni ispitanici koji ne vole ured u kojem rade, ne vole ni kompaniju koja se sastoji od takvih ureda, a osjećaj se preselio i na zadaće koje u njemu moraju obavljati.
Fizički izgled je svakako bitan, a pokazalo se da dekoracije poput slika i biljaka čine zaposlenike sretnijima i produktivnijima – suprotno onome u što vjeruju Kyocera ili Le Corbusier. Ali puno više faktora je bilo bitno osim samog dizajna – pa čak je bilo bitno i tko je dizajner. Najboljom se opcijom pokazalo dopustiti zaposlenicima da sami dizajniraju svoj radni prostor. Najgorom se opcijom pokazalo dati im lažno obećanje da će imati autonomiju, a onda im ju oduzeti. Tko bi uopće napravio takvo što?
Haslam i Knight proveli su najeksplicitniji test važnosti davanja zaposlenicima slobode u kontorliranju radnog prostora, no oni nisu jedini koji su krenuli istraživati u tom smjeru. U jednom je istraživanju NASA poslala morske biologe da tjednima rade u jednom izuzetno grubom okružju – u malenom laboratoriju ispod površine mora – ali njima se to svidjelo. Međutim, bilo im je draže kuhati vlastite izvedenice jela od konzervirane hrane nego jesti to što im je unaprijed bilo pripremljeno.
Psiholog Robert Sommer uvijek iznova tvrdi kako naizgled trivijalne slobode, poput prava da obojiš zid u vlastitim uredu, pomažu ljudima definirati njihov osobni prostor, što ih čini sretnijima i produktivnijima.
Robert Sommer, psiholog na Kalifornijskom sveučilištu, proveo je godine uspoređujući „krute“ i „meke“ arhitektonske prostore – one koje ljudi nisu mogli mijenjati i one koje su mogli. Primjeri „krutih“ prostora uključuju one gdje se prozori ne otvaraju, svjetla i klima se ne mogu prilagoditi, ili su stolice prikovane za pod. Primjer stopostotno krutog prostora je zatvor, ali ove „zatvorske“ karakteristike su se proširile po školama, javnim prostorima i uredima. Sommer je uvijek iznova otkrivao da prividno trivijalne slobode, poput prava da obojiš zid u vlastitim uredu, pomažu ljudima definirati njihov osobni prostor, što ih čini sretnijima i produktivnijima.
Ipak, zagovaratelji 5S principa iz Virginia Mason kliničkog centra u Seattleu očito nisu dobili dopis s rezultatima Sommerovih istraživanja. Tamošnji liječnici i sestre imali su naviku vješati stetoskope na kuku, no uprava je osmislila urednije rješenje: ladica na koju su nalijepili natpis „stetoskop“. Osoblje je nastavljalo vješati stetoskop na kuku. „Na kraju smo morali ukloniti kuku“, rekao nam je nadzornik.
Nažalost, cijeli svijet je zaluđen urednošću. U britanskoj agenciji za prikupljanje poreza, Her Majesty’s Revenue & Customs, osoblje je krajem 2006. godine upozoreno da moraju maknuti obiteljske fotografije i suvenire sa svojih stolova. U australskoj kompaniji BHP Billiton, specijaliziranoj za rudarstvo, osoblju je naređeno da moraju održavati svoj stol čistim, za što su dobili 11 stranica dug priručnik s uputama: „čist stol znači da će na kraju svakog radnog dana na stolovima ostati isključivo monitor(i), tipkovnica, miš, podložak za miš, telefonski set sa slušalicama, jedan okvir za slike A5 veličine i ergonomska oprema (npr. postolje za noge, gel ulošci za zapešće itd.)“.
Ako želite izložiti nagradu koju ste dobili, možete, ali samo ako uklonite okvir za slike. Nema biljaka. I nemojte ni pomišljati na ignoriranje pravila: „uprava će komunicirati s voditeljima timova o propustima“. Sva ova stroga pravila opravdavaju se sljedećom logikom: politika čistog stola je korisna jer će natjerati zaposlenike da budu uredni, „da stvore radno mjesto koje je čisto, organizirano i profesionalno“.
Jedna je stvar poravnati i našiljiti sve olovke na vlastitom stolu. No, naređivati nekome da poravna i našilji olovke na svojem stolu odražava sustav vrijednosti u kojem je umjetno izazvana urednost vrijedna osjećaja ogorčenosti.
Tim Harford
