Nova generacija uredskih prostora morat će se projektirati prema ljudskoj izvedbi, s povećanom razinom svijesti o promjenama koje se događaju na polju radnog iskustva.

Tvrtke konstantno usmjeravaju pozornost na izgradnju boljih uredskih okruženja – otvoreni tlocrti, prostori namijenjeni skupnom radu, prirodno svjetlo, pa čak i doza obijesti pri opremanju, su općeprihvaćeni kada govorimo o dizajnu uredskih prostora. Kao što je slučaj i s drugim segmentima naših života, tehnologija ostaje važan faktor u kontekstu radnih prostora.

Nova generacija uredskih prostora morat će se projektirati prema ljudskoj izvedbi, s povećanom razinom svijesti o promjenama koje se događaju na polju radnog iskustva – posebno u segmentima komunikacije, istinske uključenosti svih radnika i vanjskih suradnika.

Promjena komunikacijskih potreba

Zaposlenici žarko žele osjetiti povezanost s tvrtkom u kojoj rade te sa svojim kolegama. Oni izvlače sve moguće informacije od menadžera i svojih nadređenih da bi dokučili kako se baš oni uklapaju u širu sliku i budućnost organizacije. Također, očekuju da im se informacije serviraju na dlanu i to u stvarnom vremenu. Nedavno istraživanje, provedeno u tvrtci Fortune 500, pokazalo je da otprilike 75% od 38 ispitanih zaposlenika i menadžera želi znati više o trenutnom stanju stvari u njihovoj organizaciji.

Fizički prostori kao komunikacijski alati moraju nastaviti pružati uvjete za formalnu i za neformalnu komunikaciju, interakciju te prijenos znanja. U novim, modernijim uredima možemo naći gotovo tri stolice po svakom zaposleniku. Jednu na samom mjestu izvršavanja posla, npr. kod radnog stola, drugu na manje formalnom mjestu (kaučevi, sobe za stanku, stajaći stolovi) i treću u formalnom prostoru za suradnju, čija veličina seže od prostorije za dvoje ljudi do prostorije za dvadestero. Na ovaj način svakome su zaposleniku dostupne mnoge poslovne prilike te prilike za suradnju s kolegama.

Prostor koji će svima omogućiti da se osjećaju uključenima

Zaposlenici koji osjećaju međusobnu povezanost ostvaruju 400% više prihoda te su 37% produktivniji. Osim toga, 7 puta je vjerojatnije da će angažirani zaposlenici koji imaju bliskog prijatelja na poslu ostati u tvrtci. Izazov pri izgradnji prostora koji nikoga ne bi isključivali predstavlja činjenica da radnici iz dana u dan postaju sve različitiji po interesima, spolu, etnicitetu i dobi.

Uz to što postaju sve različitiji, radnici rade s raznih lokacija. Budući da gotovo 3,7 milijuna zaposlenika radi od kuće, i to najmanje 50% vremena, nužno je da tvrtke pronađu načine očuvanja smislenih i pouzdanih odnosa s tim zaposlenicima kako bi obje strane bile na dobitku.

Fleksibilni prostori za suradnju te mogućnost odabira mjesta rada su dobar početak, ali tvrtke moraju misliti i na stvaranje sličnog virtualnog iskustva za udaljene radnike. Sukladno rastu fizičkih prostora za društvenu suradnju, poput kafića i kuhinjskih radnih prostora, virtualna društvena sredstva mogu pridonijeti interakciji i angažmanu udaljenih zaposlenika.

Dobra sredstva društvene komunikacije i fleksibilna uredska iskustva omogućuju uključujuću radnu atmosferu, neovisno o trima problemima na koje treba obratiti pozornost u modernom uredskom iskustvu – tipu komunikacije, poslovnim ciljevima i lokaciji.

Radno okruženje u kojem je zaposlenik u središtu

Svijet bez sumnje postaje sve promjenjiviji i povezaniji. Dizajniranje budućeg radnog okruženja odmiče se od čistog fizičkog planiranja uređenja uredskih prostora prema holističkom pristupu, koji uključuje i fizičko i virtualno iskustvo. Problemi poput bliskosti zaposlenika, suradnje, dijeljenja znanja i angažmana zaposlenika bit će temeljne vrijednosti po kojima će se planirati ta dva iskustva; u fizičkoj kao i u virtualnoj stvarnosti.

Evo nekoliko prijedloga za promišljanje prije pokušaja stvaranja uključujuće i angažirane radne atmosfere:

  1. Vodite računa o tehnologiji: opremite svoje sobe za sastanke tehnologijom potrebnom za jednostavno održavanje videokonferencija, poput mikrofona i kamera visoke kvalitete. Uvjerite se da pojedinci imaju potrebna sredstva za komunikaciju poput dijeljenja zaslona ili alata za dijeljenje videozapisa.

  2. Planirajte društvena okupljanja uživo/virtualnim putem: odredite datume okupljanja da bi se vaši zaposlenici uživo okupili otprilike svaka tri mjeseca. Strateški planirajte takve događaje u vrijeme blagdanskih slavlja, nakon tomjesečnog izvješća, krajem godine ili oko bilo kojeg drugog važnog datuma za vašu tvrtku. Kada planirate ovakva slavlja, dobro razmislite kako virtualno angažirati uzvanike prije, tijekom i nakon samog događaja da bi utjecaj bio jači, a uložen trud isplativ.

  3. Neka sve bude osobno: potičite izmjenu privatnih informacija među zaposlenicima, što će dovesti do osobnijih veza među njima. Sve od fotografija pogleda iz kućnog ureda udaljenog zaposlenika, do planova za nadolazeće praznike ili fotografija obiteljskog izleta, učvrstit će veze među zaposlenicima i pomoći im da se bolje povežu s tvrtkom. Upamtite, ljudi se povezuju na temelju emotivne spone.

  4. Uvedite kontinuiranu evaluaciju: osmislite proces – poput ponavljajućeg sastanka na nivou tvrtke, upitnika ili neke druge metode – putem kojeg će svi zaposlenici imati priliku da daju povratnu informaciju o proizvodu, marketingu, projektima ljudskih resursa ili politici poduzeća. Kombinacija brainstorminga uživo i virtualnih upitnika je idealna.

  5. Dajte radnicima izbor: fleksibilno radno okruženje ide ruku pod ruku s promjenjivom prirodom posla te omogućava grupi različitih pojedinaca da si stvore radno okruženje koje im najbolje odgovara. Ovo vrijedi za fizičko kao i za virtualno radno okruženje.

Opremanjem prostora na način da odgovara svima unutar organizacije – udaljenim kao i lokalnim zaposlenicima – s odgovarajućom tehnologijom i komunikacijskom politikom, ostvarit ćete porast stupnja angažiranosti zaposlenika. Porast angažiranosti dovest će do porasta produktivnosti i manjeg obujma prometa.