Nemojte se previše udomaćiti za tim stolom

U početku je svatko imao svoj ured. Zatim su se pojavili odjeljci i uredi otvorenog plana. U današnje vrijeme imamo nekoliko mjesta unutar radnog prostora koja su nam na raspolaganju.

Novi uredski dizajni pojavljuju se svuda oko nas, a osmišljeni su tako da budu prilagođeni za izvršavanje brojnih zadaća s kojima se susreće prosječan radnik. Drugim riječima, ljudi više ne sjede isključivo na jednom mjestu.

To možemo shvatiti kao pobunu protiv pogleda na svijet u kojem „jedna veličina odgovara svima“, i u kojem pod prividnim zalaganjem za urede otvorenog plana škrte korporacije zapravo naguravaju sve više radnika u sve manje prostora. Početna ideja ureda otvorenog plana bila je olakšavanje suradnje, no mnogi se stručnjaci slažu kako je u puno slučajeva to otišlo predaleko. Rezultat su prostori puni natiskanih stolova oko kojih su postavljenje stolice koji u radniku mogu izazvati jedino depresiju, a ne poboljšati njegovu produktivnost.

„Strašno je kada urede otvorenog plana koristimo kao generički odgovor na sva pitanja vezana uz dizajn radnog prostora“, kaže David Lathrop, istraživač iz tvrtke Steelcase, koja je veliki proizvođač uredskog namještaja.

Novi model ureda je velikim dijelom otvoren, ali ne u potpunosti. Kada bolje razmislimo, iako je rušenje zidova da bi se ljudi zbližili dobra ideja, možda su „timski prostori“, stajaći stolovi, udobni kaučevi i pomični zidovi još bolje ideje.

Privatnost je također dobra, pogotovo za zadatke koji zahtijevaju intenzivnu koncentraciju. To ne znači da se moramo vratiti u slavne dane privatnih ureda, već da radnici moraju imati na raspolaganju više prostora i više mjesta na kojima im je zagarantirana privatnost. Novi dizajn često uključuje „izolacijske sobe“, zvučno izolirane telefonske govornice, čak i predvorja unutar kojih je tehnologija zabranjena.

I trebaju nam prepravke postojećih modela. „Konstantne promjene su potrebne u ovom području“, rekao je Frank Cuevas, koji radi na kompletnom redizajniranju IBM-a. Njegov odabir riječi ukazuje na svjesnost kako je uređenje prostora priča bez kraja.

„To nije proces s kojim možemo završiti i reći: „To je to““, rekao je.

Korporacije koje postavljaju nove standarde uopće nisu mlade kompanije sa sjedištem u Silicijskoj dolini, poznate po besplatnoj hrani, toboganima i stolovima za stolni nogomet na poslu, kao i po bezbrižnom trošenju. Na primjer, spomenimo da novo sjedište korporacije Apple navodno vrijedi 5 milijardi američkih dolara. Donositelji promjena nisu ni nekonvencionalni projekti koji naginju ekscentričnosti. Primjerice, novi kampus tvrtke Salesforce u San Franciscu na svakom katu ima prostore za meditaciju, koji su djelomično inspirirani učenjem budističkog redovnika Thich Nhat Hanha.

Umjesto ranije spomenutih tvrtki, iza novih normi u dizajnu radnog prostora stoji grupa stabilnih kompanija iz čitavog niza različitih industrija. Iako troše jako puno, rade to sistematično. Među ovim su kompanijama Microsoft, IBM i General Electric. Neke od inovacija su možda potekle iz Googlea ili Facebooka, no stariji majstori ih uspijevaju iskombinirati i usavršiti u svrhu konvencionalnog poslovanja.

„Ove ideje vezane uz radni prostor počinju se usvajati u svim industrijama“, kaže Arlyn Vogelmann, jedna od direktorica u kompaniji Gensler, koja je specijalizirana za arhitekturu i dizajn. Klijenti ove kompanije uključuju Facebook i G.E.

Novi dizajni ne odnose se na puki izgled prostora. Oni predstavljaju pokušaj prilagodbe širenju digitalnih tehnologija internetske ere unutar svake industrije. Stručnjaci kažu da prostor utječe na ponašanje, pa je cilj novih dizajna ubrzati tempo dijeljenja ideja, donošenja odluka i stvaranja novih proizvoda. Novi dizajni bi također trebali privući mlađe generacije, od kojih je mnogima ugodnije raditi u Starbucksu nego u tradicionalnom uredu.

Novi modeli izbjegavaju zajedničke dogme radnog vijeka: svatko dobiva svoj ured, ili svatko dobiva svoj odjeljak, ili svatko dobiva svoje mjesto na zajedničkoj klupi. Prema stručnjacima, raznovrsnost prostora će potaknuti produktivnost. Naziv ovog novog koncepta je „dizajn radnog mjesta temeljen na aktivnosti“, a poanta je prilagodba prostora za vrstu posla koji se tamo treba obavljati.

„Geografija ureda je važna, i može biti presudna u slučajevima kad poslodavac pokušava poboljšati komunikaciju i zajedničko razvijanje ideja“, rekao je Christopher Liu, docent na Ekonomskom fakultetu Sveučilišta u Torontu.

Jedna od najtemeljitijih preobrazbi odvija se u Microsoftu i to zbog prirode posla. Kompanija se susrela s novim valom tehnologije. Naime, tržište se promijenilo, pa umjesto softvera koji se učitava na pojedinačna računala i pokreće pomoću koda, koji se također prodavao kao jedan od proizvoda, danas softver dobivamo u početku i trebamo ga samo ažurirati putem interneta. Da bi ostali konkurentni, u Microsoftu moraju ubrzati tempo.

„Morate više surađivati“, rekao je Michael Ford, Microsoftov direktor za globalno trgovanje nekretninama. „Svakako se moramo promijeniti“.

Stoljećima je ova kompanija, sa sjedištem malo izvan Seattlea, svoje softverske inženjere smještala u odijeljene urede, misleći kako će privatnost pomoći zaposlenicima da se koncentriraju na pisanje koda. Međutim, 2010. godine Microsoft je počeo eksperimentirati s otvorenim dizajnom, prvo na četvrtini svakog kata, a onda na sve više prostora. Od 2014. godine, otvorili su 10 renoviranih zgrada bez ijednog ureda, uključujući 4 ovogodišnje zgrade.

Gospodin Ford je rekao kako se Microsoft odlučio za pristup u kojem su prvo probali uvesti promjenu, pa iz toga nešto naučili. Primjerice, naučili su da su im raniji dizajni bili previše otvoreni, sa 16 do čak 24 inženjera u prostorima za timove. Inženjerima su ti prostori bili prebučni i puni distrakcija, što je dovelo do pada koncentracije. Prema stručnjacima, previše otvorenosti može uzorkovati povlačenje zaposlenika u sebe i smanjenje komunikacije. Uzmimo za primjer radnike koji cijeli dan imaju slušalice na glavi.

Danas ima više privatnih prostora, a prostori za timove imaju kapacitet za samo 8 do 12 inženjera. „To je Microsoftova zlatna sredina“, rekao je gospodin Ford.

Kompanija vjeruje kako ovakav pristup funkcionira. Microsoftov Azure softver je sve popularniji u zadnjih nekoliko godina, a cijena dionica kompanije je porasla. Gospodin Ford je rekao da je oko 20% radnih mjesta obnovljeno u Microsoftovom kampusu u Redmondu, kao i područje koje ga okružuje. Kaže da u idućih pet godina očekuje da će postotak obnovljenih mjesta doseći 80%.

Kaže kako uredi neće u potpunosti nestati, ali će biti rezervirani uglavnom za ljude koji redovito vode povjerljive razgovore, poput odvjetnika i izvršnih direktora.

Kompanije koje se odluče na renoviranje radnog prostora često naiđu na brojna istraživanja o dizajnu prostora, kao i dobrobiti i produktivnosti radnika. Istraživanje koje je provelo Sveučilište u Oregonu pokazalo je da je izloženost sunčevoj svjetlosti, kao i lijepim pogledima na prirodu, povezana s oko 6% manjom količinom dana provedenih na bolovanju. Istraživanje koje je proveo Craig Knight, britanski organizacijski psiholog, pokazalo je da „ovlašteni uredi“ – u kojima su radnici ovlašteni da samostalno biraju uvjete rada – mogu povećati produktivnost u kognitivnim zadacima za 25% ili više.

U sklopu Sveučilišta Harvard, znanstvenici su otkrili da uredi s dobrim protokom zraka mogu značajno poboljšati sposobnost pojedinca da obavlja izazovne zadatke kao što su razvijanje strategije ili reakcija na kriznu situaciju.

Međutim, kompanije mogu i uštediti novac, i to koristeći malo manje prostora nego u slučaju konvencionalnih ureda.

Radni prostor svakog pojedinca sada zauzima otprilike 45 metara kvadratnih, što je pad u odnosu na skoro 70 metara kvadratnih, koliko je zauzimao 2010. godine – tako procjenjuje Tim Venable, podpredsjednik za istraživanja iz tvrtke CoreNet Global, koja se bavi komercijalnim nekretninama. Međutim, odabirom hibridnog dizajna ušteda je manja nego u slučaju potpuno otvorenog dizajna u kojem površina prostora po radniku može pasti na niskih 18 metara kvadratnih.

„Okupljanje ljudi može biti ogromna prednost, no pravi razlog zašto su se mnoge kompanije odlučile za ogromne stolove okružene klupama je to što im je ponestalo novca“, rekao je gospodin Lathrop iz Steelcasea.

Još jedan način uštede prostora je rad od kuće – sada već dugogodišnji trend u korporativnoj Americi. No taj trend se malo po malo mijenja jer kompanije shvaćaju da uredi mogu biti kreativna čvorišta.

Primjerice, iako 1 od 5 radnika u Sjevernoj Americi i dalje radi puno radno vrijeme od kuće, IBM je nedavno vratio 5 000 svojih radnika natrag u urede.

Od 2014. godine, IBM je potrošio 380 milijuna američkih dolara na renoviranje svojih radnih prostora u SAD-u, koji sada sadržavaju sve prednosti novog hibridnog dizajna: otvorene prostore, bijele ploče umjesto zidova, nema ureda, stolovi za sjedenje i za stajanje, sobe za okupljanja i sobe za telefoniranje.

IBM nudi zaposlenicima do 10 različitih konfiguracija prostora, rekao je gospodin Cuevas, podpredsjednik za poslovanje nekretninama. U siječnju je kompanija također obnovila sjedište u New Yorku. U sklopu obnove, izvršni su se direktori riješili starih drvenih ureda i zamijenili ih manjim staklenim odjeljcima bez vrata.

Dok uprava kompanije G.E. čeka da im se novo sjedište u Bostonu izgradi, djeluju iz privremenih ureda u blizini, koji su dizajnirani u skladu s novim principima. Kontrast između novih i starih, prostranih ureda s previše praznog prostora, je zapanjujuć. Sada imaju otvorene prostore, te stolove za sjedenje ili stajanje, a nema parkirnih mjesta jer se zaposlenici potiču da koriste javni prijevoz.

Razgovori licem u lice zamijenili su beskrajne razgovore preko maila, pa se odluke donose brže, kaže Ann Klee, podpredsjednica za razvoj bostonske podružnice. Ipak, otvorenost ima svoja ograničenja. Ponekad, priznala je, morate zatražiti od kolega da se utišaju. U skladu s tim, više tihih soba bit će dodano u dizajn novog sjedišta.

Kompanija The Boston Consulting Group također je usvojila novi dizajn, imajući na umu 2 cilja: potaknuti ljude da dolaze u ured umjesto da ga izbjegavaju, i potaknuti što  više spontanih susreta kolega koji bi ih mogli potaknuti na razmjenu ideja i izgradnju odnosa.

Njihov stari manhattanski ured je primjer tradicionalnog prostora s uredima za jednog, dva ili najviše četiri čovjeka. „Mnogo vrata, mnogo stupova, manjak mjesta za druženje, i ručanje za radnim stolom“, rekao je Ross Love, jedan od njujorških partnera.

Novi prostor, na krajnjem zapadu Manhattana, je prostor hibridnog otvorenog dizajna. Otkad se firma preselila tamo prošlog studenog, većina savjetnika dolazi u ured znatno češće nego u straoj zgradi.

Da bi izmjerila količinu neformalnih interakcija, kompanija je zaposlila startup tvrtku iz područja analize radnog mjesta po imenu Humanyze. Oni su promatrali fizičke kretnje radnika, sastanke i obrasce komuniciranja.

Dva testa su provedena na oko 100 zaposlenika, prije i nakon preseljenja. U novom prostoru, radnici provode dodatnih 4 do 5 sati tjedno u kratkim, neplaniranim interakcijama. Također, manje vremena provode na službenim sastancima.

U anketama, zaposlenici tvrde da u novom prostoru obavljaju više posla, i to većom brzinom. No teško je zasada izračunati isplativost, priznaje gospodin Love.

„To je kao da pokušate poboljšati rad računala“, rekao je. „Nakon bilo kakve obnove trebali biste biti u mogućnosti napraviti više nego prije“.

Steve Lohr