Bolji doživljaj zaposlenika u sobama za sastanke: tehnologija kao ključ promicanja produktivnosti u prostorima za surađivanje

Kako poslovne organizacije prelaze na sve otvoreniji plan prostora, zaposlenici komuniciraju na nove načine. Privatni uredi zamijenjuju se sobama za sastanke gdje se timovi mogu nalaziti tijekom radnog dana. Istovremeno, digitalni aspekt radnog mjesta sve se više razvija. Veći broj prijenosnih uređaja te brz i pouzdan internet omogućuju zaposlenicima da rade izvan samog radnog mjesta.

Suvremeni ured pretvorio se u okruženje koje se sve više bazira na suradnji, bilo kroz slučajne susrete zaposlenika ili one formalnije. Na primjer, kada zaposlenik ili konzultant koji često rade izvan prostora tvrtke dođu na radno mjesto, vjerojatno će taj dan odraditi sve sastanke koje moraju.

Važno je uzeti u obzir korištenje pomoćnih prostora na radnom mjestu. Oni igraju ključnu ulogu u poboljšanju doživljaja zaposlenika, pogotovo za one koji se bore s manjkom privatnosti zbog otvorenog plana radnog prostora. Sobe za sastanke, bilo neslužbene ili tradicionalnije dizajnirane, postaju nezaobilazna komponenta uravnoteženog otvorenog ureda.

Poboljšanje doživljaja zaposlenika unutar prostorija za sastanke uključuje sam dizajn prostora, ali i dostupnost alata i izvora napajanja te jednostavnost raspoređivanja.

Učinkovitost

Olakšavanje suradnje započinje s dostupnošću prostorija za sastanke. Nedavno istraživanje firme za upravljanje objektima i imovinom „Mitie“ pokazalo je da 60% zaposlenika ne osjeća da ih njihovo radno okruženje potiče da budu produktivniji. Prostorije za sastanke moraju biti prilagođene za pokretanje raznih oblika suradnji. Takve su prostorije čvorišta produktivnosti te će korisnici često težiti prostorima opremljenim najboljom tehnologijom, bez obzira je li prostorija prikladne veličine za njihove potrebe. To može dovesti do navale na tražene prostorije, a posljedica toga će biti neučinkovito korištenje prostora jer će druge prostorije zjapiti prazne.

Besprijekorno dizajnirani i tehnološki opremljeni prostori osiguravaju ravnomjerno korištenje i manji broj neiskorištenih prostorija, što je od iznimne važnosti jer otvoreni uredi upravo pokušavaju uštedjeti na račun učinkovitosti korištenja prostora.

Alati za suradnju

Alati koji olakšavaju suradnju zaposlenika ključni su za dobivanja maksimuma iz sastanaka. Umjesto tiskanja ispred jednog računala i mogućeg propuštanja informacija u takvoj gužvi, poslodavci najčešće osiguravaju televizijski ekran kao nezaobilazni dio opreme jedne sobe za sastanke. Ipak, povezivanje s takvim ekranima može biti problem, posebice na sastancima s vanjskim suradnicima koji često nemaju prilagođenu opremu pa zahtijevaju drugačiji priključak. Iako je dostupnost mnoštva priključaka jedno od rješenja, upotreba sveobuhvatnih i jednostavnih priključaka i softvera je još učinkovitije rješenje. Novija računala trebala bi se moći povezati direktno na Smart TV, a Googleov digitalni media player Chromecast koristan je za dijeljenje zaslona s preglednika Chrome.

Dostupnost izvora napajanja

Zbog rastućeg broja poslovnih sastanaka, treba voditi računa o dovoljnom broju utičnica. Dodajte tome činjenicu da istraživanja tvrtke Steelcase pokazuju da zaposlenici sada nose sa sobom čak do tri prijenosna uređaja, pa je logično da je dostupnost napajanja vrlo bitna.

Napajanje uređaja kao što su pametni telefoni predstavlja sličan problem kao i povezivanje ekrana, u smislu što moramo razmišljati o još jednom kablu kojeg trebamo nositi sa sobom od sastanka do sastanka. Univerzalni punjač omogućava zaposlenicima pristup napajanju bez kablova, a to znači da mogu ostati produktivni unatoč tome što sve više vremena provode na sastancima. Na primjer, pravna firma Lavery, smještena u pokrajini Quebec, koristi ovakvu tehnologiju da bi njihovi odvjetnici uvijek imali napunjene uređaje.

Raspoređivanje

Na kraju, zbog sve većeg broja unaprijed dogovorenih sastanaka pravo je umijeće izbjeći sukobe vezane uz raspored. Istraživanje firme Steelcase pokazalao je kako na ovom području ima još mnogo mjesta za poboljšanje. Zaposlenici žele rezervirati prostor na najbrži mogući način pa izlazi sve više aplikacija kojima se nastoji riješiti taj problem. Prednost ovih vrsta softverskih/hardverskih komponenti je da ih je izuzetno lako koristiti te  pružaju članovima osoblja koji žele rezervirati prostor pregled stanja svih prostorija unutar poslovnog prostora. Na taj način, vrlo im je jednostavno pronaći sobu za neplanirani  sastanak, a da pritom buka vezana za planiranje ostane daleko od radnih stolova i hodnika.

Korištenje ovih vrsta tehnologija služi upraviteljima objekata kao strateški alat – ne samo za bolje upravljanje svojim prostorima, već i za veće zadovoljstvo zaposlenika u sada već prevladavajućim otvorenim uredima. Svakako je potrebno više vremena i resursa za poboljšanje prostora za suradnju u kratkom roku, ali to također dugoročno smanjuje vrijeme i resurse potrebne za odgovaranje na zahtjeve i pritužbe.

Izvor: reminetwork.com