8 načina kako poboljšati produktivnost na radnom mjestu pomoću dizajna
Svima nam je poznato da kvalitetan san i zdravi doručak mogu imati utjecaj na produktivnost zaposlenika, no što znamo o faktorima poput pogleda s njihovog uredskog prozora?
Uspješne firme poštuju činjenicu da su ljudi komplicirani. Stoga da bi iz svojih zaposlenika izvukle maksimum, firme im moraju pružiti mnogo više od puke potpore i neograničenih količina besplatne kave. Naime, postoji hrpa istraživanja koja podupiru argument da dobro osmišljeni uredski interijeri mogu biti moćno sredstvo poboljšanja učinka zaposlenika.
Ipak, promišljeni uredski dizajn ne znači jednostavno praćenje najnovijih trendova. Važno je odrediti točnu definiciju produktivnosti u vašem poslu da biste mogli osmisliti na koji način ćete ju i postići. Na primjer, je li vam važna brzina izvršavanja posla? Porast prodaje? Ili možda osmišljavanje što većeg broja inovativnih ideja?
Ono što odgovara potrebama jedne firme, neće nužno odgovarati potrebama druge. Stoga praćenje trendova može biti skupa pogreška. Ipak, postoje neki dizajnerski elementi za koje je dokazano da općenito imaju pozitivan učinak na produktivnost, neovisno o vrsti posla.
Preduvjet za produktivnost je koegzistencija sposobnosti, motivacije i prilike
Ako promišljate o tome kako dizajn uredskog prostora može poboljšati produktivnost vaših zaposlenika, korisno je proučiti kako organizacijski psiholozi definiraju prirodu učinkovitosti. Naime, za njih učinkovitost proizlazi iz koegzistencije triju faktora: sposobnosti, motivacije i prilike.
Dakle, da bi iz zaposlenika izvukli maksimum, radna okolina mora njegovati svaki od ovih triju faktora. Evo kako je to moguće:
- sposobnost – na sposobnost se može pozitivno utjecati osiguravanjem ugodnih radnih uvjeta i dopuštanjem zaposlenicima da sami kontroliraju te uvjete
- motivacija – na motivaciju se može pozitivno utjecati okolinom koja promiče pozitivnu i efektivnu suradnju, psihološki angažman te osobnu kontrolu zaposlenika
- prilika – poslovni prostor mora omogućavati uvjete rada sa što manjim stopama zdravstvenog i sigurnosnog rizika te mora imati jednostavan pristup važnim ustanovama
Koji temeljni dizajnerski elementi mogu omogućiti gore navedene uvjete?
1.) Toplinska udobnost
Vaši se zapolenici vjerojatno redovno žale da im je prevruće ili prehladno, a svi znamo da je u takvim uvjetima teško biti učinkovit. Toplinska udobnost ključna je za stvaranje ugodne radne okoline, a postiže se kombinacijom optimalnih razina temperature, protoka zraka te stupnja vlage zraka.
Idealna uredska temperatura je 21, 6 Celzijevih stupnjeva (Hok.com), te je dokazano da stupanj učinkovitosti pada za 1-2% svakim stupnjem iznad ili ispod ove temperature. Osobna kontrola temperature je također važna – istraživanja su pokazala da radni prostori s naprednim sustavima za regulaciju topline mogu povećati produktivnost do 2, 8% (Hok.com).
Dizajnerska rješenja:
- Omogućite individualnu regulaciju topline u svakom zatvorenom prostoru, poput soba za sastanke.
- Pobrinite se da ima dovoljno prozora koji se mogu otvoriti.
2.) Kontrola buke
Od svih problema vezanih uz uredski dizajn, kontrola buke je vjerojatno najvažniji. Problem s bukom je što potpuno ovisi o pojedincu i o vrsti zadatka kojim se taj čas bavi.
Neki ljudi će sasvim uspješno obaviti sve svoje zadatke u užurbanom uredu otvorenog plana, no drugi će se jedva moći koncentrirati. Istražitelji su čak otkrili da izloženost buci kroz duže vremensko razdoblje može imati ozbiljne posljedice za zdravlje.
Rješenje ovog problema leži u mogućnosti odabira okruženja – zaposlenici moraju moći odlučiti u kakvom će okruženju biti najučinkovitiji.
Dizajnerska rješenja:
- Podijelite poslovni prostor na manje dijelove od kojih će neki biti bučni i prilagođeni za grupni oblik rada, dok će drugi biti prilagođeni za individualan rad. Ako ste ograničeni s prostorom, možete sagraditi nekoliko „mirnijih“ prostorija koja zaposlenici mogu rezervirati
- Pobrinite se da zaposlenici sjede kraj onih kolega koji rade na sličan način kao oni
- Opremite vašu firmu uredskim zvučno izoliranim telefonskim govornicama, kao što su govornice marke Framery
3.) Pristup prirodi i prirodnom svjetlu
Ako ste ikad radili u bezdušnom uredu bez prozora, znate koliko to može biti demotivirajuće. Neposredna blizina prirodnog okruženja dokazano je vrlo važna za blagostanje čovjeka – čak postojanje jednog jedinog prozora može imati pozitivne učinke na faktore poput stresa.
Dizajnerska rješenja:
- Maksimalno iskoristite prijenos svjetlosti koristeći staklene pregrade gdje god je moguće.
- Osigurajte zaposlenicima vanjski/otvoreni prostor koji mogu koristiti za vrijeme predaha.
- Birajte uredski prostor s mnogo prozora i prirodnog svjetla.
- Postavite biljke po uredu.
4.) Osjetilna varijabilnost i stimulacija
Suhoparni uredi u bež boji, podijeljeni na bezbroj istih radnih odjeljaka djeluju zatupljujuće na osjetila i smanjuju koncentraciju zaposlenika. Ipak, osjetilna stimulacija se ne odnosi na uvođenje jarkog svjetla i buke, jer takvi faktori mogu negativno utjecati na produktivnost. Stimulacija se ostvaruje, kao što je ranije spomenuto, postavljanjem prozora s kojih se pružaju lijepi pogledi, raznolikošću boja i tekstura, varijabilnošću prostora i ugodnim mirisima.
Dizajnerska rješenja:
- Koristite matrijale raznolikih boja i tekstura.
- Postavite umjetnička djela, skulpture i biljke za ukras.
5.) Izbor
Već više od sto godina firme se odlučuju na uredske prostore otvorenog plana, te milijuni zaposlenika rade usko natiskani jedni do drugih. Ipak, istraživanja čvrsto dokazuju da su radnici koji rade u uredima ovakvog tlocrta jadni i rastrojeni. Stručnjaci tvrde da su zaposlenici puno učinkovitiji kada mogu sami kontolirati vlastitu okolinu.
Ovo je naročito slučaj na radnim mjestima koja zahtijevaju više različitih načina rada. Ako se za neke zadatke trebate istinski koncentrirati, a drugi zahtijevaju suradnju s kolegama jednostavno nećete moći dati sve od sebe u oba slučaja ako imate samo jedan prostor za sve oblike izvršavanja poslova.
Dizajnerska rješenja:
- Omogućite radnicima da izaberu radnu okolinu ovisno o vrsti zadatka – u to spadaju prostori za individualan rad u miru i tišini, kao i prostori za bučan rad u grupama.
- Opremite prostor višenamjenskim namještajem i sustavima za regulaciju topline tako da vaši zaposlenici mogu stvoriti uvjete koji najbolje odgovaraju njihovim potrebama.
6.) Odaberite pravi miris
Mislite da miris ne utječe na produktivnost? Razmislite bolje! Dokazano je da miris ima jak utjecaj na učinkovitost. Istraživanje koje je provela tvrtka Takasago, najveći japanski proizvođač parfema, pokazalo je da 54% daktilografa radi manje grešaka pri tipkanju ako osjete miris limuna, 33% manje grešaka ako osjete miris jasmina te 20% manje grešaka ako osjete miris lavande.
Dizajnerska rješenja:
- Uložite u osvježivače zraka i raspršivače mirisa – birajte arome poput limuna koji poboljšava koncentraciju, lavande koja ima umirujuća svojstva ili jasmina koji potiče samopouzdanje i optimizam te daju energiju
7.) Odaberite pravu boju
Kao što je slučaj s mirisom, postoje i neki objektivni zaključci o vjerojatnom učinku boja na radnom mjestu.
- Jarke boje (poput crvene) povezuju se s točnosti i usredotočenosti
- Plava se povezuje s umirujućim efektima
- Crvena s povezuje s osjećajem snage i energičnosti
- Žuta se povezuje s opreznosti
- Narančasta se povezuje sa samopouzdanjem i entuzijazmom
Dizajnerska rješenja:
- Strateški koristite određenu boju na mjestima gdje želite potaknuti određeno raspoloženje.
- Koristite svijetlije boje da bi se prostor doimao vedrijim (prirodno svjetlo dokazano povećava produktivnost)
8.) Smanjite gužvu
U zakrčenim radnim prostorima dokazano je niža učinkovitost – posebice kada govorimo o složenijim zadacima. Naravno, zakrčenost možemo povezati s bukom i okolnim aktivnostima koje ometaju radnike pa je konačni rezultat osjetilno preopterećenje. Poimanje gužve razlikuje se od pojedinca do pojedinca i od kulture do kulture, no ipak postoji nekoliko općih pravila:
- Svijetle, prozračne prostorije ostavljaju dojam manje pretrpanosti.
- Doživljaj pretrpanosti može se smanjiti strateškim raspoređivanjem namještaja, biljaka i dekoracija.
Dizajnerska rješenja:
- Nastojte rasporediti radne stolove tako da zaposlenici nemaju izravan pogled jedni na druge
- Gdje god je moguće postavite prozore s dobrim pogledom
Hoće li se vaši zaposlenici dobro naspavati i doručkovati prije posla je izvan vaše kontrole. Suprotno tome, njihova radna okolina je u potpunosti u vašim rukama. Ovi osnovni dizajnerski elementi mogu imati snažan učinak na učinkovitost vaših zaposlenika te vam omogućiti da iz njih izvučete maksimum.
Što mislite o ovim načinima poboljšanja produktivnost pomoću dizajna? Imate li još prijedloga? Saznajte više o dizajnu uredskih interijera na: https://www.steelcase.com/insights/360-magazine/
